Een goede back-upstrategie kan direct invloed hebben op twee cruciale elementen van je herstelplan: Recovery Time Objective (RTO) en Recovery Point Objective (RPO).

• RTO (Recovery Time Objective) is de maximale tijd die je kunt missen voor het herstel van je systemen. Hoe sneller je je systemen kunt herstellen, hoe minder downtime je hebt en hoe kleiner de impact op je bedrijf.

• RPO (Recovery Point Objective) is de maximale hoeveelheid gegevensverlies die je kunt tolereren. Hoe korter het RPO, hoe minder gegevens je zult verliezen bij een incident.

Met de juiste back-upstrategie kun je zowel je RTO verkorten als je RPO optimaliseren, zodat je snel kunt herstellen en zoveel mogelijk gegevens behoudt. In dit blog delen we 5 tips voor het implementeren van een veilige back-upstrategie die je helpt om deze doelen te bereiken.

1. Regelmatige back-ups maken

Een regelmatige back-up van je belangrijkste bestanden is essentieel om te voorkomen dat je belangrijke gegevens kwijtraakt door onverwachte gebeurtenissen, zoals een systeemcrash, ransomware- of virusaanval. Veel ondernemers maken zich zorgen over de kosten en moeite die dit met zich meebrengt, maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn.

Een slimme aanpak is om een combinatie van dagelijkse en wekelijkse back-ups te maken, afhankelijk van de waarde van je gegevens. Zo kun je met minimale moeite en kosten altijd op je back-ups rekenen, zonder dat het je te veel tijd of geld kost. We onderscheiden daarom twee soorten gegevens: Cruciale en Niet-Cruciale gegevens.

Wat zijn Cruciale en Niet-Cruciale gegevens?

• Cruciale gegevens: Dit zijn gegevens die essentieel zijn voor je bedrijf en dagelijks gebruik, zoals:

  • Klantbestanden en contracten
  • Facturen en financiële gegevens
  • E-mailcorrespondentie
  • Projectdocumenten of rapporten die je regelmatig nodig hebt

• Niet-Cruciale gegevens: Dit zijn gegevens die je minder vaak nodig hebt, maar die nog steeds belangrijk kunnen zijn voor de lange termijn, zoals:

  • Oude archieven of documenten die niet vaak worden geraadpleegd
  • Niet-essentiële afbeeldingen of marketingmateriaal
  • Gegevens die wel belangrijk zijn, maar geen directe impact hebben op de dagelijkse werking van je bedrijf (bijvoorbeeld oude offertes, bijlagen, etc.)

Hier is een eenvoudig overzicht:

Met deze aanpak kun je eenvoudig het risico op dataverlies verkleinen, zonder dat je steeds tijd en geld hoeft te investeren.

2. Gebruik meerdere back-upmethoden (cloud en fysieke opslag)

Het is belangrijk om niet alleen op één type back-up te vertrouwen. Door gebruik te maken van meerdere back-upmethoden vergroot je de betrouwbaarheid van je strategie. Dit zorgt voor redundantie: als één back-upmethode faalt, heb je altijd een andere optie om op terug te vallen.

Een goede combinatie is het gebruik van cloudopslag voor extra bescherming en fysieke opslag (zoals externe harde schijven) voor een lokale back-up. Dit biedt een uitgebreide bescherming tegen verschillende soorten incidenten.

Wat is cloudopslag, fysieke opslag en back-up cloudopslag?

Cloudopslag (zoals Google Drive en OneDrive):

Cloudopslag is een populaire manier om bestanden op te slaan en te delen via het internet. Het biedt gemakkelijke toegang tot je bestanden vanaf verschillende apparaten en stelt je in staat om te collaboreren met anderen in real-time.

Voordelen:

• Gemakkelijke toegang: Je kunt je bestanden altijd en overal benaderen, zolang je een internetverbinding hebt.
• Handig voor samenwerking: Bestanden kunnen eenvoudig gedeeld worden met anderen voor samenwerking.
• Geen hardware nodig: Je hebt geen externe apparaten nodig om bestanden op te slaan, wat zorgt voor minder rommel.

Nadelen:

• Geen echte back-up: Cloudopslag biedt geen bescherming tegen per ongeluk verwijderde of gewijzigde bestanden. Als je een bestand per ongeluk verwijdert, wordt deze wijziging meteen gesynchroniseerd met de cloud, wat betekent dat het bestand verloren gaat.
• Afhankelijk van internetverbinding: Zonder internettoegang kun je geen bestanden openen of aanpassen.
• Beveiligingsrisico's: Hoewel de meeste cloudopslagdiensten beveiliging bieden, kunnen ze nog steeds kwetsbaar zijn voor hackers of datalekken.

Voor meer informatie over het verschil tussen cloudopslag en back-upoplossingen, lees onze blogpost: Verschil tussen cloudopslag en back-up.

Back-up cloudopslag (zoals MSP360):

Back-up cloudopslag is een echte back-upoplossing in de cloud, die automatisch versleutelde kopieën van je gegevens maakt. Deze oplossing zorgt ervoor dat je altijd toegang hebt tot een veilige versie van je bestanden, zelfs als je originele bestanden verloren gaan door een systeemcrash, ransomware-aanval of een andere calamiteit.

Voordelen:

• Automatische en versleutelde back-ups: Je hoeft niet handmatig back-ups te maken, en de versleuteling zorgt ervoor dat je gegevens veilig zijn.
• Bescherming tegen gegevensverlies: Zelfs als je gegevens lokaal verloren gaan, kun je ze eenvoudig herstellen vanuit de back-up.
• Toegang vanaf meerdere locaties: Net als bij cloudopslag, kun je toegang krijgen tot je back-ups vanaf verschillende apparaten.

Nadelen:

• Afhankelijk van internetverbinding: Net als bij cloudopslag moet je een internetverbinding hebben om je back-ups te maken en te herstellen.
• Kosten: Back-up cloudopslag kan kosten met zich meebrengen, afhankelijk van de hoeveelheid data die je opslaat.
• Beperkingen in opslagcapaciteit: Bij sommige diensten kun je tegen opslaglimieten aanlopen, wat betekent dat je mogelijk moet upgraden naar een duurder abonnement naarmate je data groeit.

Fysieke opslag (zoals externe harde schijven, USB-sticks, of NAS-apparaten):

Fysieke opslag betreft hardware-apparaten zoals externe harde schijven, USB-sticks of NAS-apparaten (Network Attached Storage). Deze oplossingen geven je volledige controle over je bestanden, en je hebt geen internetverbinding nodig om ze te gebruiken.

Voordelen:

• Volledige controle over je bestanden: Je hebt fysiek bezit van je opslagapparaat en kunt het beheren zonder afhankelijk te zijn van derden.
• Geen internet nodig: Je hebt geen actieve internetverbinding nodig om toegang te krijgen tot of een back-up te maken van je bestanden.
• Eenvoudig voor kleine hoeveelheden data: Het is een kosteneffectieve oplossing voor kleine hoeveelheden gegevens die je wilt bewaren.

Nadelen:

• Risico op schade of verlies: Externe harde schijven en USB-sticks kunnen kapot gaan of gestolen worden, waardoor je gegevens verloren gaan als je geen andere kopieën hebt.
• Beperkte schaalbaarheid: Naarmate je gegevens toenemen, moet je meer opslagapparaten aanschaffen of grotere apparaten gebruiken, wat onpraktisch kan worden.
• Geen bescherming tegen brand of diefstal: Als je opslagapparaten op dezelfde locatie bewaren als je primaire gegevens, ben je kwetsbaar voor verlies door brand, inbraak of andere calamiteiten.
• Handmatige back-ups: In tegenstelling tot cloudopslag, moet je fysiek handmatig back-ups maken, wat tijdrovend kan zijn en het risico op vergeten back-ups verhoogt.

Waarom beide methoden gebruiken?

Cloudopslag biedt snel toegang tot je bestanden en is handig voor het beschermen van je gegevens tegen incidenten zoals brand of diefstal. Het is een goede manier om toegang tot je bestanden te hebben vanaf verschillende apparaten, maar het biedt geen bescherming tegen per ongeluk verwijderde bestanden of veranderingen die direct worden gesynchroniseerd. Bovendien is cloudopslag geen echte back-up, omdat het geen automatische versleutelde kopieën van je gegevens maakt.

Daarom is het belangrijk om naast cloudopslag ook een echte back-up cloudopslag te gebruiken, zoals MSP360. MSP360 maakt regelmatig en versleutelde kopieën van je gegevens en zorgt ervoor dat je altijd een veilige versie hebt om te herstellen, zelfs als je originele bestanden verloren gaan door een systeemcrash of cyberaanval. Met MSP360 ben je verzekerd van een betrouwbare back-upoplossing, zodat je gegevens altijd veilig zijn, waar je ook bent.

Fysieke opslag biedt extra zekerheid, omdat je een kopie van je gegevens fysiek in handen hebt. Dit is handig voor snel herstel, vooral als je geen internetverbinding hebt of als je tijdelijk geen toegang hebt tot je cloudopslag. Het is ook goed voor het bewaren van een lokale back-up, maar fysiek opgeslagen gegevens kunnen kwetsbaar zijn voor schade, diefstal of verlies. Daarom is het verstandig om fysieke opslag te combineren met een betrouwbare back-up cloudopslag zoals MSP360 voor maximale bescherming.

Eenvoudig overzicht van back-upmethoden:

Hoe stel je dit in?

1. Gebruik een echte back-upoplossing in de cloud, zoals MSP360
   Deze tool maakt automatisch versleutelde back-ups van je belangrijke gegevens, zodat je altijd een veilige versie hebt om op terug te vallen. Zorg ervoor dat je periodiek controleert of de back-ups succesvol zijn uitgevoerd, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

2. Maak regelmatig een fysieke back-up
   Gebruik een externe harde schijf of een NAS-apparaat (Network Attached Storage) om een kopie van je gegevens lokaal op te slaan. Dit biedt extra zekerheid, omdat je een fysieke kopie van je gegevens hebt die je snel kunt herstellen zonder internetverbinding. Vergeet echter niet om deze te encrypten (versleutelen)! Als je back-up in verkeerde handen valt, kan je gevoelige data in gevaar komen!

3. Gebruik cloudopslag voor delen en toegankelijk maken van documenten, niet voor back-up
   Cloudopslag zoals Google Drive of OneDrive is handig voor samenwerking en snelle toegang, maar is geen vervanging voor een back-upoplossing. Zorg ervoor dat je cloudopslag alleen gebruikt voor delen en toegankelijk maken van documenten, niet als de enige bron van je back-ups.

Door deze twee methoden te combineren — de veiligheid van een back-up cloudoplossing (zoals MSP360) en de betrouwbaarheid van fysieke opslag — vergroot je de kans dat je gegevens veilig blijven, zelfs als één van de methoden faalt.

3. Back-ups automatiseren

Het automatiseren van je back-upproces is essentieel om ervoor te zorgen dat je altijd up-to-date bent en dat je niet afhankelijk bent van je eigen handmatige acties. Wanneer je back-ups automatisch worden uitgevoerd, heb je minder kans op menselijke fouten, zoals het vergeten van een back-up of het verkeerd instellen van de juiste mappen. Automatiseren zorgt ervoor dat je gegevens altijd veilig zijn, zonder dat je er zelf elke keer aan hoeft te denken.

Waarom automatiseren?

Een geautomatiseerde back-upoplossing zorgt ervoor dat je altijd verzekerd bent van een up-to-date kopie van je bestanden, zelfs als je het zelf druk hebt of vergeet om handmatig een back-up te maken. Dit is vooral belangrijk voor ZZP'ers en MKB'ers die zich willen focussen op hun werk, zonder zich zorgen te maken over het veiligstellen van gegevens.

Hoe werkt het?

Met een oplossing zoals MSP360 kun je je back-ups volledig automatiseren. MSP360 maakt op gezette tijden automatisch versleutelde kopieën van je gegevens, zodat je altijd toegang hebt tot een veilige versie van je bestanden wanneer je deze nodig hebt. Je hoeft je geen zorgen te maken over het handmatig starten van back-ups — het gebeurt allemaal op de achtergrond.

Voordelen van automatiseren:

• Geen zorgen meer: Je hoeft niet meer dagelijks na te denken over je back-ups.
• Betrouwbaarheid: Automatische back-ups gebeuren op vaste tijden, waardoor je altijd een recente versie hebt.
• Tijdwinst: Je kunt je focussen op je werk, terwijl de back-ups op de achtergrond plaatsvinden.

Met MSP360 kun je eenvoudig in je instellingen aangeven hoe vaak je back-ups wilt laten maken, bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijks. Dit betekent dat je gegevens altijd beschermd zijn zonder dat je zelf tijd hoeft te besteden aan het handmatig uitvoeren van back-ups.

Hoe stel je dit in?

1. Kies een betrouwbare back-upoplossing zoals MSP360. Het enige wat je hoeft te doen is het instellen van je voorkeuren, zoals het tijdstip en de frequentie van je back-ups.
2. Configureer je back-upinstellingen. MSP360 biedt eenvoudig te volgen stappen om te zorgen dat je back-ups regelmatig en versleuteld worden uitgevoerd.
3. Controleer je instellingen af en toe. Het is belangrijk om af en toe te verifiëren dat je back-ups correct worden uitgevoerd en geen onverwachte fouten bevatten.

Door je back-ups te automatiseren, hoef je je geen zorgen meer te maken over het verlies van belangrijke gegevens — alles wordt voor je geregeld, zodat jij je kunt concentreren op je bedrijf.

4. Back-ups testen en verifiëren

Het maken van back-ups is slechts één stap in het beschermen van je gegevens. Het is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat je back-ups daadwerkelijk werken wanneer je ze nodig hebt. Stel je voor dat je je bestanden verliest, maar bij het herstellen van je back-up blijkt dat deze niet goed werkt. Dit kan veel tijd en stress kosten. Daarom is het testen en verifiëren van je back-ups essentieel.

Waarom testen?

Back-ups moeten niet alleen worden gemaakt, maar ook gecontroleerd. Dit garandeert dat je kunt vertrouwen op je back-up wanneer je het echt nodig hebt, bijvoorbeeld na een systeemcrash of een andere calamiteit. Door regelmatig te testen, weet je zeker dat je gegevens snel en zonder problemen kunnen worden hersteld.

Hoe test je je back-ups?

Met een betrouwbare oplossing zoals MSP360 kun je eenvoudig testen of je back-ups goed functioneren. Het testen van je back-ups betekent simpelweg dat je af en toe een bestand uit je back-up haalt om te controleren of het werkt en of je het probleemloos kunt openen. Dit hoeft geen tijdrovend proces te zijn; zelfs een snelle test kan veel problemen voorkomen.

Voordelen van het testen van je back-ups:

• Zekerheid: Je weet dat je back-ups werken wanneer je ze nodig hebt.
• Minder stress: Je voorkomt verrassingen als je gegevens verloren gaan.
• Snel herstel: Als je weet dat je back-ups betrouwbaar zijn, kun je sneller herstellen bij een incident.

Hoe stel je dit in?

1. Maak regelmatig een herstelpunt. Bij MSP360 kun je herstelpunten instellen die je helpen bij het terughalen van je gegevens.
2. Voer af en toe een test-herstel uit. Probeer af en toe een bestand of map te herstellen uit je back-up om te controleren of alles werkt.
3. Controleer je back-upinstellingen. Zorg ervoor dat je back-ups op de juiste manier worden opgeslagen en dat ze automatisch worden bijgewerkt.

Door je back-ups regelmatig te testen, verklein je de kans op problemen wanneer je ze echt nodig hebt. Het is een kleine investering van je tijd die veel frustratie kan voorkomen.

5. Beveiliging van je back-ups (versleuteling)

Een back-up is pas echt veilig als deze goed wordt beschermd tegen ongeautoriseerde toegang. Het kan zijn dat je je back-ups hebt gemaakt en opgeslagen, maar zonder versleuteling zijn je gegevens kwetsbaar voor hackers of zelfs diefstal van je opslagapparaten. Versleuteling zorgt ervoor dat je gegevens onleesbaar zijn voor iedereen die geen toegang heeft tot de juiste sleutels. Dit is een belangrijke stap in het beschermen van je waardevolle gegevens.

Wat is versleuteling?

Versleuteling is een proces waarbij je gegevens worden omgezet in een onleesbare code die alleen kan worden ontsleuteld met een specifieke sleutel. Dit betekent dat zelfs als je back-ups in verkeerde handen vallen, de inhoud ervan niet kan worden gelezen zonder de juiste toegang.

Bij MSP360 is versleuteling standaard geïntegreerd. Dit betekent dat je gegevens automatisch versleuteld worden tijdens het opslaan en de overdracht, zodat je altijd veilig bent, zelfs als je back-ups via het internet worden verzonden.

Waarom is versleuteling belangrijk?

• Bescherming tegen cyberaanvallen: Als je gegevens worden gestolen tijdens een hack of datalek, blijven ze veilig en onleesbaar zonder de juiste sleutels.
• Veiligheid bij fysieke diefstal: Ook als je back-upapparaat, zoals een externe harde schijf of USB-stick, verloren gaat of gestolen wordt, kunnen de gegevens niet zomaar worden geopend.
• Rust in je hoofd: Weten dat je gegevens versleuteld zijn, biedt gemoedsrust en zorgt ervoor dat je niet bang hoeft te zijn voor dataverlies door inbraak of andere ongewenste situaties.

Hoe stel je dit in?

1. Gebruik een betrouwbare back-upoplossing zoals MSP360. Deze tool versleutelt je back-ups automatisch, zowel bij het maken als bij het opslaan van je gegevens.
2. Zorg voor een sterke wachtwoordbeveiliging. Het versleutelen van je back-ups is alleen effectief als je een sterk wachtwoord hebt om de toegang te beheren. Kies een wachtwoord dat moeilijk te raden is.
3. Beheer de versleutelingssleutels zorgvuldig. De sleutels voor het ontsleutelen van je gegevens moeten goed beveiligd worden. Bewaar deze op een veilige plek, bij voorkeur gescheiden van je back-ups.

Door versleuteling toe te passen op je back-ups, voorkom je dat je gegevens in de verkeerde handen vallen. Dit biedt niet alleen bescherming tegen cyberaanvallen, maar ook tegen fysieke diefstal van je opslagmedia. Zo weet je zeker dat je gegevens altijd veilig zijn, zelfs als er iets misgaat.